Przetwarzanie danych osobowych pracownika

Ochrona i przetwarzanie danych osobowych osób zatrudnianych w danej firmie jest bardzo ważną kwestią, której poświęcono sporo miejsca w panujących w Polsce przepisach. Obie strony mają tutaj dość szerokie prawa. Z jednej strony pracownik powinien mieć zapewnioną pełną ochronę swoich danych osobowych, które podaje w celach zawodowych swojemu pracodawcy. Pracodawca może natomiast wykorzystywać i przetwarzać takie dane na wiele różnych sposobów. Wszystko musi jednak mieścić się w określonych granicach.

Przepisy określą przede wszystkim to, jakie dokładnie dane osobowe może przetwarzać pracownika – jest to imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail; można jednak podawać wyłącznie służbowe dane kontaktowe, nie zaś prywatne. Należy jednak pamiętać, że prawo do podawania takich informacji pracodawca ma wyłącznie w czasie trwania współpracy z daną osobą. Nie ma możliwości legalnego przetwarzania danych osobowych należących do byłych pracowników. Wyjątkiem jest sytuacja, kiedy osoba taka sama udzieli zgody na dalsze przetwarzanie swoich danych.

Pomimo tego, że wszystkie te kwestie zostały bardzo jasno i dokładnie określone w panujących w Polsce przepisach, dosłownie na każdym kroku można natknąć się na przypadki jawnego łamania tych zasad. Często jest to robione w taki sposób, że nawet sami nie zdajemy sobie sprawy z tego, że nasze prawa zostały pogwałcone, a pracodawca nielegalnie wykorzystał jakiekolwiek nasze dane. Jedną z najczęściej spotykanych praktyk jest tutaj umieszczanie na stronie internetowej firmy wizerunku pracownika bez wcześniejszego zapytania go o zgodę. Należy zauważyć, że nie istnieje w tym przypadku coś takiego, jak "zgoda domniemana". Pracodawca nie może zatem tłumaczyć się ani zasłaniać tym, że z góry założył, że pracownikowi nie będzie coś takiego przeszkadzało.

Aby móc legalnie wykorzystywać tego typu dane, potrzebna jest jasna i pisemna zgoda osoby zainteresowanej. Jeśli taka zgoda nie została wyrażona, to pracodawca dopuszcza się w taki sposób naruszenia dóbr osobistych oraz bezprawnego wykorzystywania danych osobowych swojego pracownika. Należy ponadto pamiętać, że zgodnie z przepisami pracownik może potem cofnąć zgodę, której udzielił już wcześniej. Uzasadnieniem takiego kroku może być wykorzystywanie jego danych w inny sposób niż ten, jaki określony był w umowie. Pracodawca powinien uważać na wszystkie działania, które w jakikolwiek sposób mogą naruszać prywatność i sferę osobistą pracownika.

Jeśli firma kończy współpracę z daną osobą, to z jej strony powinny natychmiast zniknąć wszystkie dane kontaktowe do pracownika. Jeśli tego nie dopilnujemy, to osoba taka może przez długi czas otrzymywać telefony lub wiadomości od klientów firmy, z którą nie prowadzi ona już współpracy. W podobnych sytuacjach były pracownik zawsze ma pełne prawo do wysunięcia żądań względem swojej firmy o usunięcie wszystkich informacji na swój temat i nie podawanie ich do wiadomości klientów.

W niektórych przypadkach osoba taka może również domagać się zadośćuczynienia za straty moralne i naruszenie swoich dóbr osobistych. Zadośćuczynienie może być wypłacone bezpośrednio pracownikowi, lub też przekazane na wskazany przez niego cel społeczny – dowolną organizację charytatywną czy wybraną działalność. Wszystkie poniesione z powodu takich zaniedbań straty muszą być jednak udowodnione przed sądem. Zapis ten jest bardzo ważny, bowiem przewiduje on otrzymanie zadośćuczynienia wyłącznie przez osoby, którym rzeczywiście wyrządzono krzywdę i które faktycznie straciły z powodu takiego zachowania swojego pracodawcy.