Co powinieneś wiedzieć o kontroli podatkowej?

Perspektywa poddania się kontroli organów podatkowych jest jednym z największych zmartwień podatników. Nawet jeśli nie masz się czego wstydzić i uważasz, że wypełniłeś wszystkie swoje zobowiązania podatkowe, możliwość poddania się kontroli ze strony organów podatkowych może wywołać niepokój. Być może Ty lub ktoś z Twoich księgowych popełniliście błąd, który doprowadzi do sporu między organami podatkowymi. Nie ma pewności. To nie jest przyjemna sytuacja. Warto sprawdzić, czy Twoje rozliczenia podatkowe są prawidłowe. Ogólnie rzecz biorąc, istnieją dwa rodzaje kontroli podatkowych: kontrola podatkowa, kontrola celna i kontrola skarbowa. Omówimy pierwszą z nich, informując Cię, czego możesz się spodziewać i jakie masz obowiązki.

Kontrola podatkowa

Kontrola podatkowa ma na celu sprawdzenie, czy kontrolowane osoby przestrzegają przepisów podatkowych. Kontrolowanymi mogą być zarówno podatnicy, jak i płatnicy, inkasenci oraz następcy prawni. Organy podatkowe pierwszej instancji, działając z urzędu, przeprowadzają u nich kontrolę podatkową.

Kontrola podatkowa nie może być wznowiona, jeśli zapadło ostateczne rozstrzygnięcie organu podatkowego. Istnieją wyjątki od tej zasady, gdy kontrola podatkowa jest niezbędna do przeprowadzenia postępowania w:

• W sprawie stwierdzenia nieważności, wygaśnięcia, uchylenia, zmiany lub wznowienia postępowania w sprawie zakończonej decyzją;
• W związku z uchyleniem lub stwierdzeniem nieważności decyzji wydanej przez sąd administracyjny
• W związku ze stwierdzeniem nadpłaty.

Prawo przedsiębiorców i czas trwania kontroli

Podstawą do przeprowadzenia kontroli podatkowej jest ustawa Ordynacja podatkowa. Ustawa Ordynacja podatkowa jest podstawą do przeprowadzenia kontroli podatkowej. Należy jednak pamiętać o przepisach ustawy - Prawo przedsiębiorców, która ma zastosowanie również do kontroli podatkowych przedsiębiorców. Prawo przedsiębiorców stanowi, że maksymalny czas, jaki organ kontrolny może poświęcić na kontrolę przedsiębiorcy w ciągu jednego roku kalendarzowego, nie przekracza:

• 12 dni roboczych dla mikroprzedsiębiorców
• 18 dni roboczych dla małych przedsiębiorców
• 24 dni roboczych dla średnich przedsiębiorców
• dla pozostałych przedsiębiorców - 48 dni roboczych.

Od tej zasady istnieją wyjątki. Gdy kontrola dotyczy zasadności lub zwrotu podatku od towarów i usług przed jego dokonaniem, lub gdy jest to niezbędne do zapobieżenia lub udowodnienia przestępstwa skarbowego.

Przedłużenie kontroli może nastąpić tylko z przyczyn niezależnych od kontrolowanego. Uzasadnienie to musi być sporządzone na piśmie i przesłane przedsiębiorcy. Przedłużenie to nie może naruszać terminów wymienionych powyżej.

Czas trwania kontroli może zostać przedłużony, jeśli istnieją dowody na zaniżenie lub zawyżenie zobowiązań podatkowych (ale nie mniej niż 500 zł), lub stratę przekraczającą 50% zadeklarowanej straty (ale nie mniej niż 2500 zł), lub jeśli zeznanie podatkowe nie zostało złożone mimo takiego obowiązku. Organ musi poinformować przedsiębiorcę o tych okolicznościach i przedstawić dowody. Organ musi przedstawić przedsiębiorcy uzasadnienie przedłużenia kontroli. Czas trwania kontroli nie może przekroczyć terminów.

Jeżeli wyniki kontroli wykażą, że przedsiębiorca w sposób rażący naruszył prawo, organ może powtórzyć kontrolę w tym samym roku kalendarzowym. Kontrola nie może trwać dłużej niż 7 dni. Powtórna kontrola nie wlicza się do maksymalnego czasu trwania na koniec roku.

Przedsiębiorcy podlegają wyłącznie przepisom Prawa przedsiębiorców. Przepisy te nie będą miały zastosowania, jeśli zostaniesz poddany kontroli podatkowej, nawet jeśli nie prowadzisz działalności gospodarczej lub nie jesteś w nią zaangażowany.

Dowiedz się więcej na temat księgowości i podatków wchodząc na http://mojaksiegowa24.pl/

Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli podatkowej i jej wszczęcie

Do przeprowadzenia kontroli podatkowej wymagane jest upoważnienie wydane przez właściwy organ. Musi ono zawierać wymagane prawem informacje, takie jak imię i nazwisko kontrolerów, numery ich dowodów osobistych, zakres i przewidywane terminy zakończenia kontroli oraz podpis osoby upoważniającej. Upoważnienie nie może być wykorzystane do wszczęcia kontroli, jeśli nie jest zgodne z przepisami. Upoważnienie nie pozwala na przeprowadzenie kontroli poza autoryzowanym zakresem.

Kontrolę wszczyna się poprzez udzielenie upoważnienia osobie kontrolowanej oraz okazanie legitymacji służbowej. Podlegasz również obowiązkom formalnym. Jeśli nie masz pełnomocnika ogólnego lub specjalnego, musisz ustanowić pełnomocnika, który będzie Cię reprezentował podczas kontroli.

Na nic zda się pominięcie kontroli poprzez niestawienie się na nią. Będzie to skutkowało wysłaniem wezwania do siedziby organu. Jeśli nie stawisz się w terminie, kontrola rozpocznie się po upływie wyznaczonego terminu.

Kontrola podatkowa "na kartkę"

Kontrolę podatkową można wszcząć, jeżeli czynności kontrolne są niezbędne do zapobieżenia popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego albo do uzyskania dowodów ich popełnienia. W przypadku nieobecności Ciebie, Twojego przedstawiciela lub pełnomocnika, kontrolę można wszcząć poprzez okazanie legitymacji służbowej pracownikowi, który spełnia wymogi przepisów lub w obecności wezwanego świadka. Świadek powinien być funkcjonariuszem publicznym, ale nie pracownikiem organu kontrolnego.

W takich przypadkach upoważnienie do przeprowadzenia kontroli musi być wydane niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 3 dni roboczych. W postępowaniu podatkowym dokumenty z czynności kontrolnych, które nie zostały przeprowadzone zgodnie z tym obowiązkiem, nie są dopuszczalne jako dowody.

Jak wygląda i na czym polega kontrola podatkowa?

Mimo że znasz podstawy kontroli, możesz się zastanawiać, czego możesz się spodziewać w jej trakcie i jakie masz prawa. Pamiętaj, aby wziąć pod uwagę swoje prawa i obowiązki jako kontrolerów.

Czas i miejsce kontroli

Prawo reguluje czas i miejsce kontroli. Kontrole mogą być przeprowadzane w siedzibie firmy, w innym miejscu, w którym przechowywana jest dokumentacja, oraz w miejscach związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą i w godzinach pracy. Czynności kontrolne mogą być wykonywane do 8 godzin dziennie, jeśli kontrola jest niezbędna do skrócenia czasu przeznaczonego na działalność gospodarczą.

Jeśli księgi podatkowe są składowane lub przechowywane poza siedzibą firmy, należy zapewnić dostęp do nich pod adresem siedziby firmy lub w miejscu ich przechowywania, jeśli mogłoby to w znacznym stopniu utrudnić prowadzenie bieżącej działalności gospodarczej.

Przepisy te obowiązują również w przypadku, gdy działalność prowadzona jest w lokalu mieszkalnym. Dlatego bardzo nieprzyjemnym zjawiskiem jest widok osób prowadzących działalność gospodarczą we własnym mieszkaniu.

Jeżeli wyrazisz zgodę na przeprowadzenie kontroli lub poszczególnych czynności kontrolnych, kontrola może być przeprowadzona w lokalu.

Udział w kontroli i zawiadamianie o niektórych czynnościach

Ty, jako kontrolowany, masz prawo uczestniczyć w kontrolach podatkowych. Czynności kontrolne muszą być wykonywane w obecności kontrolowanego, jego przedstawiciela lub pełnomocnika, chyba że osoba ta utraci prawo do udziału w czynnościach kontrolnych. Nie jest to zasada obligatoryjna. Podobnie jak w przypadku powyższych zasad, czynności kontrolne mogą być przeprowadzane w obecności funkcjonariusza publicznego lub jego pracownika.

Kontrola podatkowa daje również prawo do uzyskania informacji o przeprowadzeniu określonych czynności dowodowych. O miejscu i czasie przeprowadzenia dowodu z opinii biegłego lub świadka należy poinformować z co najmniej trzydniowym wyprzedzeniem. Jeśli wnioskujesz o przeprowadzenie dowodu z oględzin, powiadomienie musi być dokonane z co najmniej trzydniowym wyprzedzeniem. Prawo to nie jest obowiązkowe. Przepisy te nie obowiązują, jeśli nie jesteś obecny lub okoliczności sprawy uzasadniają natychmiastowe przeprowadzenie dowodu.

Jakie są Twoje obowiązki podczas kontroli podatkowej?

W trakcie kontroli podatkowej istnieje wiele obowiązków. Ty, Twój pracownik lub osoba z Tobą współpracująca musicie umożliwić Ci wykonanie czynności, do których uprawnieni są kontrolerzy.

• Zezwolić na swobodne filmowanie, fotografowanie, nagrywanie dźwięku oraz utrwalanie faktów za pomocą innych nośników informacji. Jeżeli film, fotografia lub informacja zapisana na innym nośniku może stanowić dowód lub przyczynić się do utrwalenia dowodu w sprawie, która podlega kontroli
• Na wniosek kontrolującego, kontrolujący może zażądać tłumaczenia na język polski dokumentacji sporządzonej w języku obcym.
• Jeżeli księgi podatkowe prowadzisz przy użyciu komputera, wyciąg z ksiąg podatkowych i dowody księgowe dostarcz na swój koszt za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznym nośniku danych.

Masz także obowiązek udzielić wszelkich wyjaśnień dotyczących przedmiotu kontroli, dostarczyć żądane dokumenty oraz zapewnić kontrolującemu warunki pracy, w tym dostęp do wydzielonego pomieszczenia i miejsca przechowywania dokumentów.

Nie tylko Ty masz obowiązki wobec inspektorów. Twój przedstawiciel, pracownik i każda osoba współpracująca z Tobą mają obowiązek wyjaśnić przedmiot kontroli w zakresie wykonywanych zadań lub czynności.

Nie możesz ograniczać działań inspektorów pod pretekstem przepisów wewnętrznych. Podlegają oni jednak przepisom bezpieczeństwa i higieny pracy. Kontrolerzy, bez konieczności posiadania przepustki, mają prawo wstępu do jednostek kontrolowanych i poruszania się po nich na podstawie legitymacji. Nie podlegają wymogom rewizji osobistej określonym w regulaminie wewnętrznym jednostki. Podlegają jednak przepisom bezpieczeństwa i higieny pracy obowiązującym w kontrolowanej jednostce.

Zakończenie czynności kontrolnych i czynności pokontrolnych

Kontrole podatkowe powinny być zakończone w terminie określonym w upoważnieniu do przeprowadzenia kontroli. O każdym przypadku niezakończenia kontroli w wyznaczonym terminie kontrolujący musi powiadomić na piśmie. Należy podać przyczyny przedłużenia terminu oraz nowy termin. Dokumenty dotyczące czynności kontrolnych, które zostały zakończone po terminie, nie są dopuszczalne w postępowaniu podatkowym, chyba że został wyznaczony nowy termin.

Protokół kontroli podatkowej

Z kontroli inspektorzy sporządzają protokół, w którym dokumentują jej przebieg. Stan faktyczny można również utrwalić za pomocą urządzeń rejestrujących dźwięk i obraz lub na informatycznych nośnikach danych. Co to jest protokół kontroli podatkowej? Są to:

• wskazanie osoby kontrolowanej
• Wskazanie podmiotu, który przeprowadził kontrolę
• określenie zakresu podmiotowego i przedmiotowego kontroli
• określenie czasu i miejsca kontroli
• opis ustaleń faktycznych
• udokumentowanie zebranych dowodów;

Ocena prawna kontrolowanej sprawy

Pouczenie o prawie do złożenia zastrzeżeń lub wyjaśnień oraz o prawie do skorygowania deklaracji podatkowej
pouczenie o obowiązku zawiadomienia organu podatkowego przez kontrolowanego o zmianie adresu w terminie 6 miesięcy od dnia zakończenia kontroli podatkowej, w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w trakcie kontroli podatkowej, oraz o skutkach niedopełnienia tego obowiązku.

To szczególne sformułowanie oznacza, że protokół może zawierać także inne elementy. Załącznikami są protokoły z postępowania dowodowego w zakresie zeznań świadków, opinii biegłych oraz kontroli. Protokół może również zawierać ustalenia dotyczące badania ksiąg w rozumieniu art. 193 Ordynacji podatkowej. Przepis ten dotyczy dowodów z ksiąg w postępowaniu podatkowym. W takim przypadku nie sporządza się odrębnego protokołu oględzin ksiąg, o którym mowa w SS6 tego przepisu.

Wymagane są dwa egzemplarze protokołu. Jeden egzemplarz powinieneś otrzymać od inspektora. Dotyczy to również kserokopii, odpisów i wydruków akt, ksiąg i innych dokumentów, które udostępniłeś kontrolującemu.

Inspekcja kończy się w dniu otrzymania przez Ciebie protokołu.

Podsumowanie

Kontrole podatkowe budzą obawy podatników oraz wszelkich innych podmiotów, które mogą być nimi dotknięte. Chociaż niektóre podmioty są bardziej narażone na ryzyko kontroli niż inne, to jednak kontrola może dotknąć każdego. Należy jednak pamiętać, że celem kontroli nie jest wyśmiewanie się z podatników ani wyszukiwanie "brudów" na ich temat, ale sprawdzenie, czy wypełniają oni swoje zobowiązania. Nie musisz zgadzać się z wynikami kontroli. Możesz po prostu skorygować zeznanie, jeśli znajdziesz jakieś nieprawidłowości, które Ci się nie podobają. Kontrola podatkowa nie powinna budzić strachu, o ile nie unikasz płacenia podatków, łamiąc prawo. Istnieją sposoby na poprawienie błędów. Obawiać powinni się tylko ludzie nieuczciwi. Jednak każda kontrola wiąże się z ryzykiem przeoczenia nieprawidłowości, co może prowadzić do niespodziewanych obciążeń finansowych.