Jak archiwizować akta osobowe?

Bez względu na to, jak duża jest nasza firma, jeśli zatrudnia pracowników, posiada także ich akta osobowe. Jeśli zaś akta osobowe kolejnych osób znajdują się w jej siedzibie, z pewnością przynajmniej jeden z zatrudnionych może mieć problemy ze snem. Mamy przecież do czynienia z wyjątkowo ważnymi dokumentami. Obejmują one nie tylko podstawowe informacje o pracownikach, ale i o tym, jak przebiegała ich kariera zawodowa. Ich wyciek lub zaginięcie mogłoby skończyć się poważnymi konsekwencjami, należy więc dbać o to, by do tego nie doszło.

Jak wiele można stracić?

Akta osobowe to ogromna skarbnica wiedzy na temat zatrudnionego. Ich zbieranie zaczyna się już w momencie pozytywnego przejścia kandydata przez proces rekrutacyjny, a kończy w momencie zakończenia stosunku pracy. Jakby tego było mało, nawet po zakończeniu współpracy z daną osobą nie można pozbyć się tego zbioru danych wrażliwych. Przepisy polskiego prawa nakładają na pracodawcę obowiązek przechowywania ich także po tym okresie, to zaś wiąże się z koniecznością otaczania ich szczególną troską. 

Poszukiwanie sposobów na zapewnienie danym z akt osobowych jak najlepszej ochrony jest zdaniem, nad którym pracownicy odpowiedzialni za archiwizację głowią się od lat. Teraz jednak sytuacja dodatkowo się komplikuje. Przepisy określane w obiegowym języku jako RODO są bardzo precyzyjne wówczas, gdy w grę wchodzi wyliczanie możliwości ukarania niesumiennego pracodawcy. Nie warto więc ryzykować po to tylko, aby przekonać się, czy w praktyce są tak samo surowe, jak w teorii.

Przegląd najciekawszych rozwiązań archiwizacyjnych 

Zarówno dane osobowe, jak i inne akta personalne, które możemy spotkać w każdym zakładzie pracy, maja zróżnicowany charakter. Jeśli weźmiemy to pod uwagę, zaskoczeniem nie będzie dla nas to, że zarówno skuteczność ich przechowywania, jak i archiwizacji w dużym stopniu będzie uzależniona od tego, czy są one właściwie dzielone. Podział przeważnie dotyczy ich tematyki, nie bez znaczenia jest jednak również priorytet poszczególnych akt. 

Najczęściej wykorzystuje się w tym celu teczki i skoroszytu. Taka forma archiwizacji akt osobowych ma przy tym przynajmniej kilka zalet. Na pierwszy plan wysuwa się oryginalna konstrukcja rozwiązań tego typu. Tak do teczek, jak i do skoroszytów zwykle można wpinać kolejne dokumenty, czy to pojedynczo, czy w większej liczbie. Wzmacnia to aspekt praktyczny. Nawet, jeśli akta osobowe danego pracownika już dziś charakteryzują się imponującymi rozmiarami, nie jest wcale powiedziane, że nadal nie będą się rozrastać. Plusem teczek i skoroszytów jest także to, że w wygodny sposób można dzielić je na grupy. Każdy dział prowadzący akta osobowe może więc korzystać z tych samych rozwiązań stosując jednak charakterystyczne jedynie dla siebie klucze pozwalające na układanie dokumentów.

Wybór jednego typu rozwiązania ma i ten plus, że akta osobowe zbierane z jego użyciem nie wprowadzają w błąd. Kolejne teczki wyglądają tak samo, jak te, które wykorzystywano do tej pory. Nie ma więc mowy o niejasnościach pojawiających się choćby wtedy, gdy na stanowisku odpowiedzialnym za archiwizację danych wrażliwych pojawi się nowy pracownik.